Das US-Visum – Teil 2

Also, weiter geht es. Die Formulare sind ausgefüllt und übermittelt. Damit ist doch alles klar, oder? Nicht ganz. Wir müssen persönlich auf dem Konsulat in Frankfurt vorstellig werden um die Visa erteilt zu bekommen. Es gibt zwei Möglichkeiten einen Termin auszumachen. Telefonisch oder elektronisch. Das Telefonat findet über eine 0900 Nummer statt, die uns gleich zu Anfang mitteilt, dass jede Minute 1.45€ kosten wird, dass aber 85% aller Anrufe in weniger als einer Minute weitergeleitet werden. Wir warten also und die Ansagenstimme meint, sie würde uns während der Wartezeit etwas über den Visumsprozess erklären. Verwunderlich nur, dass wir jetzt alles Dinge erfahren, die wie ja alle schon gemacht haben müssen, bevor wir anrufen. Nach 8 Minuten warten kommt das Band wohl zu seinem Ende und stellt labidar fest, dass noch immer alle Leitungen belegt sind – danach ist die Verbindung beendet. Wie unverschämt ist das denn.

Also doch die elektronische Variante. Dafür muss man gleich zu Beginn 10 Euro von einer Kredikarte abbuchen lassen, um überhaupt einen Termin machen zu dürfen. Das wäre immer noch billiger als 8 Minuten am Telefon warten bei 1.45€ pro Minute. Danach haben wir immerhin die Wahl wann wir einen Termin wollen. Wir haben gelernt nach Terminvereinbarung müssen wir noch Geld überweisen und das dauert bis zu 5 Tagen, also nehmen wir Freitag den 17.12., das ist noch eine Woche weg. Und dort steht auch: Unser Termin ist 7:45 Uhr früh. Gabi ist entsetzt, kann man das nicht ändern? Wir versuchen es und fliegen dadurch gleich mal aus der Webseite raus. Beim erneuten Versuch erinnert sich das System zumindest an unsere bereits entrichteten 10€, so dass wir den Termin um 7:45 Uhr zähneknirschend akzeptieren.

Jetzt müssen wir nur noch bis dahin die nicht unerheblichen Visumsgebühren überweisen, aber das kann ja nicht so schwer sein, denn die 10€ haben wir ja auch schon von der Kreditkarte abbuchen lassen. Doch halt. DAS geht natürlich bei Visumsgebühren nicht. Diese muss man manuell überweisen. Und das an eine externe Firma („Roskos&Meyer“). Von dieser wiederum erhält man dann eine Bestätigung (kostenlos per Email, als Brief teurer). Diese Bestätigung muss man dann wiederum mit zur Botschaft nehmen. Warum man nicht einfach per Kreditkarten zahlen kann und damit auch am nächsten Tag gleich zur Botschaft gehen könnte liegt in bürokratisch völliger Dunkelheit.

Wir entscheiden also schon am Donnerstag abend hochzufahren und in den Nähe des Konsulates zu übernachten. Unsere Wahl fällt auf Offenbach. 6 Kilometer weg ist das ein guter Platz zu einem guten Preis. Und um noch die eigene Firmenbürokratie mit ins Spiel zu bringen, dürfen wir natürlich auch nicht mit dem eigenen PKW fahren, sondern müssen uns einen Mietwagen nehmen. Immerhin kann uns Irene einen Audi A4 mit Winterreifen und Navi organisieren – ohne den wir wahrscheinlich gar nicht nach Frankfurt gekommen wären. Denn pünktlich zum Donnerstag stellt sich Schneechaos auf den Straßen ein und wir schleichen eher als dass wir fahren (zumindest ab Würzburg) Richtung Frankfurt weiter. So kommen wir erst nach einigen Stunden im tief verschneiten Offenbach an. Tom völlig fertig von der Fahrt. Weicheier, werdet ihr jetzt sagen, doch muss man dazu wissen, dass wir beide eine starke Erkältung herumschleppen und beide immer noch mit leichtem Fieber zu kämpfen haben. Eine Tortur.

Doch darüber wollen wir jetzt nicht nachdenken, sonst hätten wir ggf. die eine Frage im Antrag ja falsch beantwortet… (ihr erinnert Euch?)

Am nächsten Morgen fahren wir bald los, brauchen dann auch für die 6 Kilometer auf der noch tiefer verschneiten Strecke fast 45 Minuten. Wir sind immer noch 20 Minuten da bevor die AUSSEN-Schalter öffnen, an denen man sich eine Nummer ziehen kann. Wir warten im Auto in einer Parkbucht, in die wir fast nicht reingekommen sind (wegen des Schnees), denn er geräumte Parkplatz ist ja nur für Mitarbeiter. Aha. Also wir dann zum Außenfenster uns anstellen und durch den 30 Zentimer Schnee stapfen (denn für uns hat keiner geräumt) sind wir immerhin einer der Ersten. Die Frau vor uns wird gleich an der Sicherheitskontrolle wieder nach draußen verwiesen, weil sie ein Handy einstecken hat. Böser Fehler. Ihr wird klargemacht, dass sie sich gleich noch mal eine neue Nummer am Außenfenster holen kann. Wir waren vorgewarnt und haben ja gar nichts elektronisches dabei. Äh… Gabis Jacke bringt einen gefährlichen Memorystick zum Vorschein. Doch der wird uns eingelagert und wir erhalten eine Quittung. Und ja, wir haben eine CD mit unseren elektronischen Bildern dabei – nachdem sich Gabis Bild nicht hat hochladen lassen). Auch diese müssen wir abgeben. Warum, kann und will uns keiner erklären. Wir kommen also in eine große Halle mit vielen Stühlen und Schaltern vor uns un zu unserer rechten. Wir erhalten eine Einweisung, wo wir uns hinzusetzen haben und einen Zettel in welcher Reihenfolge unser Unterlagen zu ordnen sind. Relativ schnell werden wir zu einem Schalter rechts von uns aufgerufen, wo wir die Unterlagen abgeben, alle Finger scannen lassen und Gabis Bild (das wir ja auch im Original dabeihaben) abfotografiert wird. Das Problem haben die schenbar häufiger. Das Ganze geht schnell und reibungslos. Dann werden wir noch gebeten wieder kurz Platz zu nehmen, wir würden dann noch mal zu einem Schalter vor uns aufgerufen. Der Begriff eines Gesprächs mit dem Konsul steht im Raum. Wir warten also. Doch diese Fenster sind noch nicht besetzt. Endlich 1, 2 Fenster füllen sich. Offensichtlich sind die Schalter rechts (die mittlerweile fast alle besetzt sind) eine Vorverarbeitung um die Hauptverarbeitung zu entlasten. Nur dass die Hauptverarbeitung nicht in die Pötte kommt, mehr Kaffee trinkt und sich unterhält als voranarbeitet und dann auch noch die vorverarbeiteten Anträge in völlig willkürlicher Reihenfolge abarbeitet. Wir warten fast 90 Minuten und glauben schon, unser Antrag wäre auf den Boden gefallen, denn alle vor und etliche nach uns wurden schon bearbeitet. Doch dann – endlich – dürfen wir an den Schalter. Müssen nochmals unsere Fingerabdrücke („zur Kontrolle“) abgeben, als hätten wir vorhin andere Hände dabei gehabt und müssen doch glatt Fragen beantworten, die wir alle schon im Formular beantwortet haben. Nicht zur Kontrolle, sondern die werden wirklich von den Beamten wieder in den Rechner getippt. Doch dann heißt es: Ihr Visum ist erteilt. Wenigstens das Ziel erreicht, auch wenn man mal über Coaching zu Lean-Prozessen, einer sinnvollen Queueverarbeitung der Anträge und einem Preprocessing mit weniger Leuten, dafür einer Hauptverarbeitung mit mehr Mitarbeitern grübeln kann.

Noch eine Anekdote am Rande: Die Nummer der Frau vor uns, die sich ja auf jeden Fall eine neue Nummer ziehen musste, wurde während unserer ganzen Anwesenheit immer wieder aufgerufen – es halt also nicht nur keiner mitbekommen, dass sie wieder rausgeschickt wurde, sondern ihre Nummer hat auch noch nachhaltig die Schalter mit Wartezeiten blockiert.

Resümee: Ohne die ausführliche Anleitung durch das Delegation Center meiner Firma und das persönliche Coaching durch dasselbe hätten wir sicherlich wenig Erfolg gehabt.

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